Trong bài viết này Công ty cổ phần HP Solutions sẽ hướng dẫn cho bạn tổng quan về thủ tục, quy trình thành lập công ty trong năm 2022. Các bước cần chuẩn bị trước khi thành lập doanh nghiệp, những việc cần làm sau khi mở doanh nghiệp và tư vấn thành lập doanh nghiệp cho bạn với tất cả các vướng mắc và lưu ý quan trọng nhất.
I. Thành lập công ty là gì?
Thành lập công ty hay doanh nghiệp là một thủ tục hành chính do các thành viên sáng lập ra công ty tiến hành tại cơ quan đăng ký kinh doanh nhằm “khai sinh” hợp pháp cho doanh nghiệp.
II. Thủ tục quy trình thành lập công ty
Bước 1: Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập công ty gồm
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định trong Thông tư 01/2022/TT-BKHĐT.
- Dự thảo điều lệ công ty đối với trường hợp thành lập công ty tnhh 1 thành viên, công ty tnhh 2 thành viên, công ty cổ phần, công ty hợp danh.
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp không phải người đại diện pháp luật công ty nộp
- Danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (Công ty cổ phần).
- Bản sao Giấy chứng thực cá nhân như CMND, CCCD, Hộ chiếu của chủ sở hữu và của các thành viên tham gia góp vốn, các cổ đông.
- Giấy tờ khác tùy theo quy định về hình thức và điều kiện theo ngành nghề mà quý khách hàng chọn lựa.
Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
- Sau khi chuẩn bị xong bộ hồ sơ, quý khách nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Thời gian giải quyết hồ sơ: 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Sau khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo qua email chấp thuận và lên phòng đăng ký doanh nghiệp để nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin sau đây:
- Ngành, nghề kinh doanh;
- Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần (nếu có).
Thời hạn thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu công ty
Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
Theo Luật doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự khắc con dấu, tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu pháp nhân của công ty và không cần đăng bố cáo thông báo mẫu dấu như trước đây.
Bước 6: Mua chữ ký số (token)
Để tiến hành nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo đúng quy định pháp luật thì doanh nghiệp cần tiến hành mua chữ ký điện tử. Hiện nay có các chữ ký số điện tử phổ biến như Viettel, BKAV, VNPT…
Bước 7: Đăng ký tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp
- Liên hệ với bất kỳ ngân hàng nào bạn muốn để mở tài khoản cho doanh nghiệp, cầm theo con dấu và CMND giám đốc hoặc giấy ủy quyền trong trường hợp ủy quyền. Không cần thông báo tài khoản ngân hàng cho cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
Bước 8: Đăng ký giấy phép con cho ngành nghề kinh doanh có điều kiện
Ngoài ra, tùy theo việc đăng ký ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà mức phí có thể phát sinh thêm. Ví dụ như việc cấp thêm một số giấy phép con phổ biến như: Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (cung cấp cho các doanh nghiệp trong sản xuất, buôn bán thực phẩm); Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy (áp dụng hầu hết với mọi ngành nghề); Giấy phép kinh doanh vận tải (áp dụng với doanh nghiệp kinh doanh vận tải);… cùng các giấy phép khác trong hệ thống ngành nghề kinh doanh có điều kiện của Việt Nam.
III. Dịch vụ thành lập công ty trọn gói giá rẻ
– Cách thành lập công ty nhỏ tương đối đơn giản nên quý khách hàng có thể tự đăng ký. Tuy nhiên để chọn được đúng ngành nghề, hạn chế các rủi ro pháp lý, tối ưu nhiều chi phí trong quá trình đăng ký doanh nghiệp như chi phí hoá đơn điện tử, chi phí chữ ký số điện tử, con dấu, logo… Và đặc biệt là được tư vấn để đảm bảo tính chuyên nghiệp từ Tên doanh nghiệp, số vốn đăng ký, nên đăng ký loại hình nào phù hợp… cũng như hạn chế các rủi ro phạt vi phạm thủ tục hành chính. HP Solutions là công ty luật hàng đầu Việt Nam hỗ trợ dịch vụ pháp lý liên quan đến thành lập doanh nghiệp.
Lợi ích khi thuê dịch vụ thành lập doanh nghiệp
- Tổng chi phí sẽ rẻ hơn bạn tự đăng ký (Giá chữ ký số, con dấu, hoá đơn đã được HPSolutions thương lượng với nhà cung cấp nên hầu như giá rất tốt)
- Tránh được rủi ro vi phạm thủ tục hành chính (Quý doanh nghiệp sẽ được tư vấn các thủ tục cũng như thực thi các thủ tục đúng quy định và thời hạn)
- Được tư vấn về cách đặt tên doanh nghiệp chuyên nghiệp và đúng quy định
- Hướng dẫn chọn Loại hình doanh nghiệp chuẩn mực và thuận lợi cho quá trình hoạt động về sau
- Tư vấn mức vốn điều lệ phù hợp để vừa đúng quy định vừa nâng cao giá trị của doanh nghiệp
- Hỗ trợ chọn nghành nghề kinh doanh đúng quy định (Kinh doanh nghành nghề không đúng đăng ký hoặc không đăng ký sẽ bị phạt theo quy định của pháp luật, quý doanh nghiệp cần chọn ngành cho đúng khi đăng ký)
- Tư vấn chiến lược marketing cho doanh nghiệp. (HPSolutions có bộ máy marketing hơn 20 năm kinh nghiệm, tư vấn cho bạn về website, thương hiệu… miễn phí)
- Tư vấn thuế giúp doanh nghiệp tối ưu các chi phí thuế phải đóng (HPSolutions là doanh nghiệp kiểm toán hàng đầu Châu Á với đội ngũ tư vấn thuế chuyên nghiệp và dày dạn kinh nghiệm
- Và còn rất nhiều lợi ích khác khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói của HPSolutions.
IV. Bảng giá thành lập công ty
| STT | NỘI DUNG CÔNG VIỆC |
| 1 | Lệ phí nhà nước |
| 2 | Phí dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép |
| 3 | Con dấu |
| 4 | Chữ ký số 3 năm |
| 5 | Phần mềm hóa đơn điện tử (300 số) |
| 6 | Khai báo thuế ban đầu |
| 7 | Đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử |
| 8 | Đăng ký tài khoản ngân hàng cho công ty |
| 9 | Đăng ký phát hành hóa đơn |
| Chi phí | 6.000.000VNĐ |
V. Lưu ý khi thành lập doanh nghiệp
1. Lựa chọn loại hình công ty trước khi mở doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu mở công ty bạn cần phải lựa chọn một loại hình cho doanh nghiệp của mình. Hiện nay, Luật doanh nghiệp 2020 quy định về các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam bao gồm: công ty TNHH (1 thành viên hoặc 2 thành viên trở lên), công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân.
Hai loại hình doanh nghiệp phổ biến và có lợi cho quý khách hàng nên chọn là công ty TNHH hoặc công ty Cổ phần.
2. Chi phí thành lập công ty bao gồm những gì?
Các mức phí khi thành lập công ty phải nộp là:
- Lệ phí đăng ký thành lập công ty: Theo mức quy định của Bộ Tài Chính là 50.000 VND/01 giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Lệ phí công bố thông tin khi thành lập công ty để được đăng tải thông tin doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia: 100.000 VND;
- Lệ phí khắc dấu công ty (có thể có hoặc không): Chi phí khắc dấu công ty là khoản phí phải trả cho đơn vị làm dịch vụ khắc dấu: 350.000 VND/01 dấu
- Chi phí mua chữ ký số, hóa đơn điện tử doanh nghiệp: Tùy theo đơn vị cung cấp hóa đơn, thường thì chi phí mua chữ ký số: 2.300.000 VNĐ (gói 3 năm), phí mua phần mềm hóa đơn điện tử: 1.000.000 VNĐ (500 tờ)
VI. Thành lập công ty cần chuẩn bị những gì?
Quý khách hàng cần chuẩn bị trước một số các thông tin cũng như giấy tờ sau:
- Chuẩn bị Tên công ty chuyên nghiệp và dễ mở rộng phát triển. Nên đặt tên công ty chung chung và có khả năng mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh sau này. Hạn chế cá nhân hoá sẽ thiếu chuyên nghiệp và khó mở rộng phát triển về sau.
- Chuẩn bị một địa điểm để làm trụ sở doanh nghiệp. Địa chỉ của công ty có thể linh hoạt với các chọn lựa sau, bạn có thể lấy nhà mình để đăng ký công ty (nếu nhà thuê thì hợp đồng thuê phải ghi rõ làm văn phòng công ty) hoặc bạn có thể sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh để nâng tính chuyên nghiệp cho công ty. Vì địa chỉ của các đơn vị cho thuê văn phòng ảo thường đẹp và nằm ở mặt tiền, có nơi tiếp khách cho doanh nghiệp bạn khi cần. (Tham khảo thêm về văn phòng ảo)
- Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của các thành viên sáng lập ra công ty
Bên trên là những thông tin và giấy tờ cơ bản nhất để bạn có thể tiến hành mở doanh nghiệp cho riêng mình
VII. Đăng ký thành lập doanh nghiệp ở đâu?
Việc đăng ký thành lập doanh nghiệp được tiến hành ở cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Cụ thể là phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc sở kế hoạch đầu tư của tỉnh nên doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
VIII. Tài liệu thành lập công ty
Khi thành lập, mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ được yêu cầu những tài liệu khác nhau. Dưới dây, Công ty Luật HPSolutions cung cấp cho các doanh nghiệp chi tiết 5 nhóm tài liệu tương ứng với 5 loại hình doanh nghiệp (căn cứ theo Nghị định 01/2021):
1. Doanh nghiệp tư nhân
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.
2. Công ty hợp danh
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên.
- Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên công ty là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
b) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
3. Công ty cổ phần
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.
- Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
b) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
Đối với thành viên, cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
4. Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên
- Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
b) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
5. Công ty TNHH 1 thành viên
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
b) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.
IX. Ưu nhược điểm khi thành lập công ty
1. Ưu điểm
Những ưu điểm khi thành lập công ty:
Thứ nhất, được thành lập theo quy định pháp luật. Do đó, công ty sẽ được pháp luật công nhận và bảo hộ. Pháp luật Việt Nam, cụ thể là Luật Doanh nghiệp đã và đang xây dựng một hành lang pháp lý rất chặt chẽ và cụ thể để đảm bảo hoạt động một cách hiệu của các doanh nghiệp. Chính vì thế, những giao dịch sẽ diễn ra thuận lợi, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, tránh các tranh chấp phát sinh.
Thứ hai, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ.
Thứ ba, có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình.
Thứ tư, về lợi ích kinh tế, việc hoạt động trên danh nghĩa là một tổ chức giúp tăng quy mô kinh doanh, tạo sự chuyên nghiệp và uy tín đối với khách hàng, tăng mức độ tin tưởng với các đối tác. Từ đó, tạo cơ hội để công ty tăng khả năng huy động vốn, tăng lợi nhuận và những lợi ích khác.
2. Nhược điểm
Việc bắt đầu thành lập bất kỳ công ty nào cũng gặp nhiều vấn đề khó khăn vì một số nhược điểm sau:
- Xét về vốn điều lệ, mỗi loại hình công ty sẽ đòi hỏi một mức vốn điều lệ khác nhau. Cá nhân hoặc tổ chức khi thành lập công ty phải đáp ứng mức vốn điều lệ theo quy định.
- Bước đầu thành lập luôn có những thủ tục pháp lý cần phải thực hiện. Nếu chưa có sự hiểu biết về pháp luật thì các công ty khi thành lập sẽ gặp nhiều bất cập vì những hồ sơ, giấy tờ và thủ tục phức tạp.
- Xây dựng nội bộ là việc cần làm mỗi khi thành lập công ty. Việc xây dựng nội bộ vững chắc không hề dễ dàng. Công ty có phát triển được hay không phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ nội bộ.
- Mức thuế cao do dựa vào doanh thu của công ty. Khi kinh doanh với tư cách cá nhân, mức thuế sẽ được quy định khác với kinh doanh theo quy mô doanh nghiệp.
- Công ty khi thành lập sẽ phải chịu sự kiểm soát chặt chẽ của nhà nước, phải báo cáo thuế hàng tháng, hàng năm và phải nhiều khoại thuế khác nhau cho cơ quan thuế.
X. Thủ tục sau khi thành lập công ty
Sau khi thành lập, các công ty cần thực hiện những thủ tục sau:
– Mở tài khoản ngân hàng, thông báo số tài khoản cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
– Các vấn đề về thuế:
+ Đăng ký nộp thuế điện tử với cơ quan thuế và ngân hàng xác nhận đã đăng ký nộp thuế điện tử.
+ Đóng lệ phí môn bài qua mạng bằng cách sử dụng Chữ ký số.
+ Đến cơ quan thuế tiến hành khai thuế ban đầu, nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
+ Thực hiện việc báo cáo thuế và làm sổ sách hàng tháng, quý, năm.
– Tham gia bảo hiểm cho người lao động, bao gồm:
+ Bảo hiểm xã hội;
+ Bảo hiểm y tế;
+ Bảo hiểm thất nghiệp;
+ Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
– Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện nếu doanh nghiệp hoạt động, đăng ký các ngành nghề kinh doanh có điều kiện trong hệ thống các ngành được quy định trong pháp luật về đầu tư hiện hành, ví dụ như: kinh doanh thuốc lá, hóa chất, khách sạn, mỹ phẩm…
– Treo biển công ty tại trụ sở chính đã đăng ký để thể hiện thông tin công ty với địa chỉ, tên gọi, số liên lạc theo nội dung đăng ký kinh doanh.
– Xây dựng và thông báo thang lương, bảng lương.
– Thiết lập và đăng ký nội quy lao động.
